Matchen van Talenten en opdrachten in een team

Een evenwichtsoefening vertrekkend vanuit bezieling

door Hilde Vanransbeke

Hoe kan ik mijn team vormgeven, zodat én het werk dat gebeuren moet goed gebeurt, én dat alle medewerkers het beste van zichzelf in hun werk tot uitdrukking kunnen brengen?  Geïnspireerd door Appreciative Inquiry en de ideeën van Marcus Buckingham (in zijn boek: "met je sterke punten aan de slag") zette ik een teamproces op.

Situering

De afdeling Wonen binnen Stebo wordt gevormd door 12 medewerkers die functioneel worden opgedeeld in twee ‘specialiteiten', zijnde sociaal adviseurs en technisch adviseurs. Deze medewerkers staan in voor de uitvoering van diverse activiteiten inzake woonbeleid en dit in opdracht van gemeentebesturen, met diverse partnerschappen.

Dubbele aanleiding tot talentoefening

In het subsidiekader ondergingen de betoelaagde activiteiten grondige wijzigingen tov de periode waarin de medewerkers enkele jaren geleden werden aangeworden. Dit bracht ons in de situatie dat de functieomschrijvingen enerzijds gedateerd zijn en dat er zich anderzijds een matching aandiende tussen de nieuwe opdrachten en de huidige medewerkers.

Een tweede aanleiding tot de talentoefening is het uit proportie gegroeide takenpakket van de coördinator (mezelf), mede door de groei van de afdeling, zowel naar opdrachten als naar aantal medewerkers toe. Vanuit coördinatoroogpunt is dit naast een aangelegenheid omtrent ‘delegeren', vooral een kwestie van de bevordering van de persoonlijke groei, betrokkenheid en verantwoordelijkheid van medewerkers tav hun opdrachten om zo meer in verbinding te komen met hun drijfveren in het werk. (=persoonlijk leiderschap)

Om de nieuwe opdrachten te lijf te gaan, werd geopteerd een talentoefening op te zetten met de medewerkers, waarbij de coördinator niet de procesbegeleiding op zich neemt, maar volledig deelneemt aan het proces.

Verloop talentoefening

• Na de aankondiging van de oefening die enthousiast onthaald werd door de medewerkers, vond een eerste summit/Talentendag plaats. Tijdens deze dag werd gezocht naar de meest energiegevende ‘goed-gevoel-activiteiten', om van daaruit vervolgens de persoonlijke talenten te distilleren en te verwoorden. De werkwijze was een combinatie van persoonlijk werk, terugkoppeling en vraaggesprekken in trio's en vervolgens bespreking in het volledige team.
  Op het einde van de dag was er per medewerker een flap samengesteld met daarop drie sterkepuntenstatements, één zwakpuntstatement en aanvullende feedback van de collega's.
  
• Als brug naar de volgende stap werden enkele huiswerkopdrachten meegegeven, zijnde het verwerken van de individuele flap op een A4 en de FREE en STOP-oefening van M. Buckingham (aanzet om actief de persoonlijke sterkten meer te kunnen gaan inzetten en een weg te zoeken voor de taken waarbij de zwakkere punten aan de orde komen).
  
• Twee weken later vond deel 2 van de talentenoefening plaats, met ‘voorbeeldige' medewerkers: het huiswerk was mooi gemaakt. In nieuwe trio's werd het huiswerk besproken. Vervolgens werd, op basis van een voorzet van de coördinator, een mindmap samengesteld over de diversiteit aan taken die binnen de afdeling aan de orde zijn en in detail opgedeeld in subactiviteiten. Met de volledige groep werd deze mindmap aangevuld, waardoor meteen ook een breder en vaak verhelderend beeld werd geschetst rond verschillende activiteiten en hun omvang. Op basis van de intussen bekende sterkepuntenstatements en de mindmap van het opdrachtenpakket, werd de medewerkers gevraagd om onbevangen te gaan dromen en zich te verplaatsen naar medio 2010. Er werd gevraagd te omschrijven op welke persoonlijke realisaties dan kon teruggekeken worden en welke opdrachten men dan ter harte nam.
  Vervolgens werden de dromen met elkaar gedeeld onder de vorm van een ‘1 minute commercial'.
  
• De sessie werd opnieuw afgesloten met huiswerk, zijnde de FREE en STOP-oefening met de vernieuwde inzichten en dromen.
  
• Een volgende stap zijn individuele talentgesprekken tussen de medewerkers en de coördinator waarin de dromen verder geconcretiseerd worden. Van zodra deze gesprekken achter de rug zijn, hopen we over een zo volledig mogelijk ingekleurde mindmap te beschikken, om tot een vernieuwde taakverdeling te komen waarbij iedereen zo veel mogelijk z'n talenten kan inzetten en dus ook enthousiast kan bruisen.

Reflecties

Een waarderende benadering is een essentiële voorwaarde om met mensen te werken. Ook al zat dit voorheen ook al in me, Ron Fry heeft me hiervan meer bewust gemaakt. Ik stel vast dat medewerkers deze open manier van werken op prijs stellen, maar ook het verwoorden van relationele ervaringen naar elkaar toe die vaak ook als wijsheden worden ontvangen door collega's.

Een belangrijk inzicht is ook dat de afdeling in teamverband werkt en geen verzameling van functies is; er kan worden rekening gehouden met persoonlijke voorkeuren. Een goed teamlid, zet zijn beste kwaliteiten in, en moet niet per definitie polyvalent zijn. Deze wetenschap creëert voor de individuele medewerkers ruimte en geeft lucht.

Mijn uitdaging voor het najaar

"Hoe ga ik de specialisaties matchen met de opdrachten die er liggen?"