|
Strategieforum voor het bepalen van een bedrijfscultuur.
"De actieve IK in het actieve TEAM"
door Marnik Nysen en Mieke Lemmens
In onze organisatie zijn we al geruime tijd aan de slag met het implementeren van autonome teams. Teams die zelf verantwoordelijkheid krijgen en nemen over een afgelijnd productieproces en die van supervisie de nodige richting en ondersteuning krijgen om hun opdracht uit te voeren. Daarbij willen we een omgeving creëren waarbij medewerkers elke dag de kans krijgen om te doen waar ze goed in zijn en hun sterke punten steeds verder kunnen ontwikkelen. Dit is voor onze organisatie een hele omslag, waarbij we van onze managers een totaal andere manier van leiding geven verwachten. Van "command and control" naar richting geven en ondersteunen.
De voorbereiding
Om de managers in hun nieuwe rol te ondersteunen willen we samen met hen een management ontwikkelingstraject ontwerpen en implementeren. We willen gebruik maken van de waarderende benadering om samen met onze managers te bepalen welke vaardigheden ze nodig hebben om hun teams te ondersteunen bij het realiseren van hun doelstellingen. Dit vormt dan de basis van het traject dat we verder zullen ontwikkelen.
Zo ontstond het idee om te starten met een AI summit met onze voltallige management groep. Via een waarderend onderzoek willen we samen met hen bepalen waar het dan om draait, welke vaardigheden zij nodig hebben om hun opdracht uit te voeren, waar die vaardigheden al aanwezig zijn en hoe we die dan nog verder kunnen ontwikkelen.
Draagvlak is belangrijk
Bij de voorbereiding van deze summit stelden we ons de vraag of managers wel voldoende zicht hebben op de vaardigheden die nodig zijn om teams te ondersteunen. Teamleden zelf hebben daar ook wel een mening over, dus misschien is het relevanter om deze vraag ook aan hen voor te leggen. Het leek ons dus relevanter bij de summit een bredere groep te betrekken. Maar wie dan? En met hoeveel mensen? In de AI workshops van het lerend netwerk, leerden we dat je moet gaan voor en max-mix, een zo breed mogelijke groep uit de organisatie. Een groep van ongeveer 50 medewerkers leek ons wel geschikt. Nu nog nadenken over wie we kiezen en welke vragen we hen gaan voorleggen.
Het gebeurt niet alle dagen dat je een groep van 50 medewerkers, max-mix, bij elkaar brengt. Het leek ons zinvol om er het maximum uit te halen en niet alleen te polsen naar management vaardigheden, maar om de vragen op een hoger niveau te tillen: "welke bedrijfscultuur kan ons helpen om stappen te zetten op onze weg naar meer autonomie?"
We legden ons idee voor aan ons directieteam. Die waren al snel te vinden voor onze aanpak. Alleen leefde er de bezorgdheid dat het wel in de juiste richting moest gaan. Maar als we maar de juiste affirmatieve topic kiezen, kan er weinig mislopen. We gingen dus aan de slag met onze directieleden om een werktitel voor de summit te bepalen. We kwamen uit op "De actieve IK in het actieve TEAM". Deze topic benadrukt zowel individuele verantwoordelijkheid als teamwerk.
Keuze van de deelnemers.
We streven naar een hoge mate van betrokkenheid bij onze medewerkers. We zijn ervan overtuigd dat je betrokkenheid creëert door het gewenste gedrag te belonen en het ongewenste gedrag te negeren. Daarom hebben we bij de keuze van de deelnemers gezocht naar medewerkers die zich steeds engageren en constructief meewerken en meedenken.
We vroegen aan onze managers om ons de namen van de meest betrokken medewerkers in hun teams door te geven. Daar hebben we er 56 uit gekozen. We zorgden ervoor dat de kandidaten persoonlijk door hun manager werden uitgenodigd, waarbij de manager kon uitleggen waarom zij gekozen waren en zo zijn waardering over hun betrokkenheid nog extra kon benoemen.
De summit
Van bij het begin merkten we enorm veel enthousiasme bij de deelnemers. De dagen voor de summit spraken deelnemers ons al aan om te melden hoe trots ze waren om aan dit initiatief te mogen meewerken. Op de dag van de summit hebben we van bij de ontvangst 's morgens tot aan het einde van de dag stralende gezichten gezien.
De summit werd geopend in aanwezigheid van onze site leader en een productie directeur. Zij hebben toegelicht waarom deze dag voor hen belangrijk was en wat de werktitel "De actieve IK in het actieve TEAM" voor hen betekende. Na de intro zijn ze weggegaan met de boodschap dat ze aan het eind van de dag terug zullen komen om naar de resultaten te luisteren.
De groep werd opgedeeld in 7 subgroepjes van 8, met een begeleider voor ieder subgroepje. De subgroepjes bleven de ganse dag samen met hun begeleider.
In de voormiddag doorliepen we de discover fase. Er werd gewerkt met duo interviews, samenvatten in subgroepjes en plenaire terugkoppeling. Na de middag hebben we de dream fase afgewerkt en heeft iedere groep onder de vorm van een korte sketch getoond waar het in hun subgroep om draaide. Daarna gingen de subgroepjes terug aan de slag om hun dream te beschrijven in een provocatieve propositie. De subgroepjes kregen als opdracht te formuleren hoe we onze organisatie moeten ontwerpen om onze toekomstdroom waar te maken. Verder vroegen we hen om 2 gedragingen te beschrijven die bij deze nieuwe organisatie horen. Dit resultaat gaan ze aan het einde van de summit presenteren aan een delegatie van ons directieteam.
Om 16u30 was het dan zo ver. Er waren 5 leden van het directieteam aanwezig, waaronder de site leader en de productiedirecteur die in de ochtend de sessie openden. Er hing een energieke spanning en de 7 groepjes presenteerden, wat nerveus maar ook trots over hun resultaat, hun provocatieve proposities en gedragingen. Het directieteam was behoorlijk onder de indruk van de kwaliteit van deze resultaten. Ze hebben het committent genomen hiermee aan de slag te gaan en terug te koppelen welke initiatieven zullen opgestart worden. Er werd ook al direct afgesproken in de toekomst nog dergelijke summits te organiseren.
Onze begeleiders
Ieder subteam werd de ganse dag ondersteund door een begeleider. We hebben gemerkt dat dit geen overbodige luxe was. We hadden een redelijke scherpe timing en heel wat deelnemers zijn niet gewoon om aan dit soort sessies deel te nemen. We kozen bewust om te werken met begeleiders uit onze eigen organisatie. We hebben in onze organisatie geïnvesteerd in interne begeleiders. Dit zijn medewerkers binnen de verschillende afdelingen die in hun afdeling leidinggevenden en teams ondersteunen bij het werken in teamverband. Zij hebben dus heel wat ervaring met het begeleiden van groepen. We hebben met hen een voorbereidende sessie gehad om het draaiboek van de summit te doorlopen. De summit zelf is bijzonder vlot verlopen. De begeleiders kennen immers ons bedrijf en kregen zeer snel het vertrouwen van de subteams.
Het vervolg
De resultaten van de verschillende subteams zijn sterk gelijklopend en geven vrij scherp weer welke bedrijfscultuur nodig is om teamwerk verder te zetten. We hebben zeker voldoende inzichten meegekregen om een management development traject te definiëren. Maar er zit nog veel meer potentieel in deze resultaten. Eind augustus hebben we met het directieteam een tweedaagse workshop. Daar zullen we bepalen welke lopende initiatieven we moeten bijsturen of nieuwe initiatieven we moeten opstarten om een cultuurverandering op gang te brengen. We zullen kort daarna naar de deelnemers van de summit en naar alle medewerkers terugkoppelen waartoe hun resultaten hebben geleid.
Wordt ongetwijfeld vervolgd...
|
pilootprojecten